Plateformes LMS, LCMS, LXP ou outil auteur : cinq questions à se poser pour bien choisir.

Choisir une technologie pour créer des formations e-learning et les diffuser est une étape cruciale lorsqu’on veut se lancer dans la formation en ligne. Au milieu de nombreux acronymes pas toujours faciles à comprendre, et face à la multitude d’acteurs de toutes tailles qui innovent continuellement, nous vous apportons ici un éclairage pour vous aider à mieux comprendre le marché du digital learning et pour vous permettre de vous poser les bonnes questions avant de choisir votre plateforme.

#1. « Ai-je besoin d’une plateforme LMS, d’une LXP, d’une LCMS ou d’un Outil Auteur ? »

Le marché du e-learning ne déroge pas à la règle… Comme pour tous les marchés, pour faire un choix éclairé, il est nécessaire de savoir nommer les choses et de comprendre ce qui se joue derrière chaque notion clé. Si vous avez visité un ou deux salons ou si vous connaissez déjà le marché, vous aurez remarqué que les acronymes pullulent. Mais que signifient-ils exactement ?

• Outil Auteur : c’est la technologie qui vous permet de créer du contenu (généralement des formations e-learning et des évaluations en ligne).
• Plateforme LMS (Learning Management System) : c’est une technologie qui permet de diffuser et de suivre la diffusion de ses formations et de ses évaluations en ligne.
• LCMS : c’est une plateforme LMS auquel est rattaché un Outil Auteur pour créer du « Content » (contenu en anglais, d’où le C). Retenez simplement que « LCMS = LMS + Outil Auteur ».
• LXP (Learning eXperience Platform) : pour faire simple, c’est un LCMS nouvelle génération qui permet de créer non seulement des formations e-learning et des évaluations en lignes, mais aussi des expériences de formation complètes et multimodales. En gros, c’est un LCMS doté d’un éditeur de parcours dans lequel vous pouvez intégrer des liens de classes virtuelles, des invitations à des formations en salle, des murs collaboratifs pour faciliter les échanges entre pairs, des Actions de Formation en Situation de Travail (AFEST)…

Retenez donc que…

Vous avez besoin d’un Outil Auteur si :

• vous souhaitez créer des modules sur-mesure avec votre équipe et réaliser des mises à jours en autonomie.
• vous avez déjà une plateforme LMS mais pas encore de technologie pour créer des contenus.
• vous avez un déjà un LCMS mais que son outil auteur ne vous permet pas d’aller aussi loin que vous le souhaiteriez (pour créer par exemple des contenus sur Smartphone, des modules en adaptive learning – qui s’adaptent en temps réel au niveau d’expertise de chaque participant, des parcours, des AFEST, des modules de qualité Premium…).

Vous avez besoin d’une plateforme LMS si :

• vous avez déjà des contenus digitaux créés par vos soins ou achetés à un partenaire (au format SCORM) et que vous avez besoin de les diffuser.
• vous souhaitez administrer des participants et suivre des indicateurs pour piloter le déploiement de vos formations en ligne.

Vous avez besoin d’une plateforme LCMS si :

• vous avez besoin d’une plateforme LMS et d’un Outil Auteur.

Vous avez besoin d’une plateforme LXP si :

• vous avez besoin de créer et de déployer non seulement des modules mais aussi des parcours multimodaux complets (avec un éditeur de SPOC, pour “Small Private Online Courses”).
• vous souhaitez proposer à vos participants des expériences complètes d’apprentissage en ligne sur plusieurs heures ou plusieurs jours.

#2. « Dois-je acheter et héberger ma plateforme LCMS ou bien la louer en prenant une solution SaaS ? »

Lorsque vous vous lancez dans le choix d’une technologie de digital learning, deux solutions s’offrent à vous :

• Soit, comme une toute petite minorité des organisations (essentiellement des grands groupes), vous décidez d’acquérir une solution et vous l’hébergez directement sur vos serveurs (solution On Premise), et dans ce cas vous aurez besoin d’une équipe dédiée pour gérer la maintenance et les mises à jour.

Les + : maîtrise totale de la technologie et de sa sécurité, personnalisation extrême possible, généralement pas de coûts récurrents par apprenant…

Les – : très long à mettre en place, pas agile, coût très élevé au démarrage, nécessité d’avoir des équipes dédiées pour la maintenance, difficile et coûteux de faire évoluer les fonctionnalités dans le temps…

• Soit vous choisissez une solution en SaaS, pour “Software As A Service”, et dans ce cas votre technologie sera hébergée sur les serveurs de votre partenaire et vous n’aurez pas besoin d’avoir de ressources techniques dédiées dans votre organisation.

Les + : pas ou peu d’investissement initial, très rapide à mettre en place, tarification progressive (généralement par paliers d’apprenants), évolutions fonctionnelles fréquentes sans avoir à les financer directement, mutualisation des efforts de sécurité…

Les – : principe d’abonnement avec de la récurrence, parfois difficile de sortir du modèle quand on est lié à un acteur, difficile de « tordre » la technologie pour l’adapter parfaitement à ses souhaits (nécessite de faire des concessions)…

#3. « De quelles fonctionnalités ai-je besoin ? »

Dans ce secteur, comme dans beaucoup d’autres d’ailleurs, on a vite fait d’acheter des outils ou des options dont on n’a pas besoin. Avant de vous lancer et de choisir votre solution, prenez le temps de définir le périmètre de vos besoins. En d’autre termes, avant d’acheter un iPhone à 1 000 € avec un abonnement à 50 € par mois, assurez-vous que vous n’avez pas d’abord besoin d’un Nokia 3310 à 39 € avec un abonnement à 4,99 € par mois…

Pour vous aider à définir vos besoins et comparer les solutions entre elles, nous avons conçu une checklist non exhaustive des grandes familles de fonctionnalités pour chaque technologie : Outil Auteur, LMS, LCMS et LXP.

#4. « Que deviennent mes modules e-learning si j’arrête de payer ? »

C’est une question essentielle. En vous dotant d’une technologie de création et de diffusion de contenus e-learning, vous allez investir du temps et de l’énergie pour créer votre propre bibliothèque de contenus. Comme il est très probable que vous choisissiez une technologie en SaaS (avec un système d’abonnement), la question de savoir ce qu’il adviendra de vos modules le jour où vous déciderez d’arrêter de payer votre abonnement est une question majeure à vous poser avant de vous lancer.

Vous le verrez, plusieurs solutions vous seront proposées :

a)       Pas de sortie du tout : en gros, le jour où vous arrêtez de payer, vous perdez tout ce que vous avez fait.

b)      Une sortie en PDF de tous vos modules : autant dire que vous ne pourrez pas faire grand-chose de vos contenus le jour où vous arrêterez de payer votre abonnement.

c)       Une sortie partielle en paquets Scorm : dans ce genre de modèle, le nombre de modules Scorm récupéré est proportionnel à votre durée d’abonnement pour éviter toute distorsion d’usage. Cela vous permet de continuer à utiliser les modules récupérés (sans bénéficier des évolutions de la technologie et de l’adaptation permanente à tous les navigateurs vu que vous arrêtez de payer votre abonnement) sur d’autres LMS du marché.

d)      Une sortie totale en paquets Scorm : dans ce type de modèle, vous récupérez toutes vos productions dans un format Scorm, en perdant aussi les évolutions et les adaptations.

Ces informations figurent obligatoirement dans les Conditions Générales de Ventes des sociétés qui commercialisent ce type de technologie.

#5. « De quel niveau de service pourrai-je disposer, au-delà de la plateforme LCMS ? »

Une technologie seule est-elle suffisante pour vous ? Selon votre situation, vous aurez peut-être besoin d’accompagnement pour prendre en main l’outil ou pour concevoir et déployer des parcours de formation dans la durée.

Ainsi, avant de vous lancer, posez-vous la question du périmètre de service du partenaire que vous allez choisir et de son expertise « pédagogique », et pas uniquement « technologique ». Voici quelques questions à vous poser :

• Existe-t-il une FAQ en ligne ?
• Y a-t-il un support ? Quand et comment puis-je le joindre ?
• Est-ce possible d’avoir des exemples pour m’inspirer ?
• Vais-je recevoir une newsletter avec des nouveautés et des conseils ?
• Vais-je bénéficier d’une formation pour prendre en main la solution ?
• Ai-je la possibilité de solliciter des formations complémentaires pour m’aider à gérer mes projets ? Si oui, à quel prix ?

Choisir une solution de digital learning n’a désormais plus de secret pour vous ! Quel que soit votre choix, prenez le temps d’essayer la technologie que vous vous apprêtez à acheter et demandez à ouvrir une phase de « trial ». Généralement offerte, cette période d’essai vous permettra de vous familiariser avec la solution et de vérifier qu’elle répond bien à vos besoins.

Chez Teach Up, que ce soit pour notre offre “Extension” (Outil Auteur) ou “Platform” (LCMS et LXP), nous vous offrons un essai gratuit de 14 jours. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre technologie, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec Florence et son équipe qui sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.