Digitalisez votre parcours d'intégration pour renforcer son impact

Selon une étude récente menée par Klaxoon, un recrutement raté coûterait en moyenne plus de 7 000 euros à une entreprise. Une charge difficile à assumer après tant d’énergie mise pour convaincre le candidat de s’engager dans l’aventure !

La phase de recrutement

Une des causes de l’échec d’un recrutement peut être le processus de recrutement lui-même : une méthodologie mal aboutie où l’on n’examine pas assez les compétences et les connaissances du candidat. Difficile de se rendre compte après seulement quelques semaines que les savoirs et savoir-faire du candidat sont finalement inadaptés aux missions pour lesquelles on l’a retenu…

Un sacré coût pour l’entreprise qui a engagé des frais dans la recherche de ce profil en la diffusant notamment sur un site spécialisé ou en faisant appel à des prestataires externes (comme les cabinets de recrutement) en plus du temps passé par le service RH, le manager et la direction.

La phase d’intégration

L’échec d’un recrutement peut également venir d’une « mauvaise intégration » du nouveau collaborateur dans l’entreprise. En effet, on attend aujourd’hui d’un candidat que celui-ci s’acclimate le plus vite possible à l’environnement en place et à la culture de sa nouvelle entreprise : mais lui donne-t-on toutes les clés ?

Selon Mark Murphy, auteur du best-seller “Hiring for Attitude” primé par le New York Times, 1 recrutement sur 2 aboutit à un échec après 18 mois. Un chiffre effrayant qui met en avant l’importance de mettre de l’énergie dans le processus d’intégration du candidat, même une fois la phase de recrutement terminée !

Pourquoi créer un parcours d’intégration ou « onboarding » ?

Les objectifs du parcours d’intégration

À quoi sert un parcours d’intégration ? Pourquoi est-il nécessaire de préparer l’arrivée de ses nouveaux collaborateurs ?

Il y a de nombreux bénéfices à mettre en place un parcours de onboarding dès l’embauche du nouveau collaborateur !

L’objectif premier du onboarding est de mieux connaître les membres de l’entreprise. Se sentir bien au travail passe avant toute chose par la bonne entente entre les membres d’une même équipe. Quand on sait qu’on passe aujourd’hui 12 % de notre vie sur notre lieu de travail soit environ 99.117 heures, il paraît clé de bien connaître et d’apprécier ses collègues !

Un autre enjeu du parcours d’intégration est bien sûr de faire connaître les produits ou les services vendus par l’entreprise. Pour être à l’aise sur son poste, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise. La phase d’onboarding permet ainsi au nouveau collaborateur de prendre le temps de s’approprier les ressources de l’entreprise et d’assimiler les savoirs essentiels à connaître pour bien travailler.

Enfin, le parcours d’onboarding permet bien sûr de découvrir l’histoire de l’entreprise. Quand a-t-elle été créée ? Par qui ? Pourquoi ? Quelles sont les valeurs défendues par les dirigeants ? Des informations essentielles à s’approprier pour s’adapter au plus vite à son nouvel environnement de travail.

Au-delà de ces premiers objectifs, consolider son parcours d’intégration peut également apporter énormément de valeur à l’entreprise !

Les bénéfices à tirer d’un parcours d’intégration réussi

La même étude mentionne que 33 % des collaborateurs savent dès leur 1ère semaine s’ils resteront dans l’entreprise sur le long terme. Vous avez donc tout à gagner à mettre de l’énergie sur le parcours d’intégration !

L’un des principaux avantages du onboarding est la possibilité pour le collaborateur d’assimiler rapidement la culture de l’entreprise. Parler avec ses collègues et avec son manager pour comprendre les codes et les process de l’entité, observer des productions des équipes pour se projeter dans l’univers visuel et dans l’identité de marque de l’entreprise ou encore se renseigner sur les évènements de l’année pour comprendre la dynamique et le fonctionnement des différentes BU. La phase d’intégration permet également de créer du lien entre les équipes. C’est à ce moment clé du processus qu’il est important de mobiliser les autres collaborateurs pour multiplier les échanges formels et informels entre le nouvel employé et les salariés de longue date.

Au-delà de l’organisation globale de l’entreprise, le parcours d’intégration doit aussi permettre au collaborateur de mieux comprendre son rôle au quotidien. Du périmètre opérationnel aux objectifs à remplir, pour lui, le onboarding est une phase importante afin de prendre ses marques et de comprendre ce que l’on attend de lui les prochains mois. Plus le collaborateur aura une idée claire de ses missions et objectifs, plus il sera à l’aise et en confort rapidement sur son poste !

Enfin, la phase d’intégration après un nouveau recrutement est également propice à la montée en compétence du nouvel arrivant. Remettre ses connaissances à jour, se former sur son poste, se familiariser avec de nouvelles pratiques, de nouvelles missions et de nouveaux outils, ces premières semaines sont décisives pour le collaborateur afin qu’il puisse être autonome rapidement sur son nouveau poste.

Renforcer son parcours d’intégration grâce au digital

Digitaliser certains de ses contenus peut être un excellent moyen de structurer et d’optimiser la montée en compétence. En effet, si l’intégration d’un collaborateur dure en moyenne deux à trois mois, il est difficile de mobiliser autant de temps pour des équipes déjà en place afin d’accompagner le nouvel employé dans ses premiers pas. Le digital permet ainsi de jouer sur les moments synchrones et asynchrones, afin de créer des moments forts tout en laissant le nouvel arrivant s’acculturer à son rythme.

L’équipe Teach Up vous donne ses quatre conseils pour utiliser les outils digitaux de manière optimale dans vos parcours d’intégration :

Conseil #1 : Mettre de la valeur au bon moment

Comme vous le savez maintenant, les premières semaines dans l’entreprise sont idéales pour s’acculturer et assimiler un maximum d’informations sur l’entreprise que l’on vient de rejoindre. Aussi, pensez à gagner en confort en digitalisant au maximum vos ressources de base (les informations à communiquer à tous les nouveaux arrivants quels que soient leurs rôles dans l’entreprise). Cela vous évitera de passer du temps à répéter les mêmes choses, vous pourrez ainsi mettre de la valeur dans les échanges qui comptent vraiment !

Vous avez besoin de former vos nouveaux collaborateurs à des process et des méthodes spécifiques à l’entreprise ? Vous pouvez également digitaliser les contenus les plus théoriques pour lesquels vous n’apporterez pas de valeur supplémentaire dans l’immédiat. L’avantage de cette démarche ? Utiliser les échanges et les moments de partage pour accompagner le nouveau collaborateur dans sa montée en compétences : en créant des mises en pratique physique, une session de questions-réponses avec les équipes ou des demi-journées d’observation en présentiel au bureau. La valeur de ces moments ne sera que plus forte si le collaborateur a déjà assimilé les bases en amont, à son rythme !

Si vous ne savez pas par où commencer pour transformer vos contenus, rendez-vous ici !

Conseil #2 : Structurer une boite à ressources solide

« Nous n’apprenons pas tous au même rythme ! »

Cet adage est valable pour des savoirs théoriques, mais aussi pour des savoir-faire ou des savoir-être. Il est donc essentiel de laisser le temps à votre nouveau collaborateur d’assimiler les informations sur le fonctionnement de l’entreprise : les fondamentaux métiers, les outils utilisés par les collaborateurs ou de manière plus globale l’organisation de l’entreprise.

En digitalisant ces ressources, vous offrez au collaborateur la possibilité d’en prendre connaissance à son rythme, mais aussi d’y revenir dès qu’il en a besoin. Créer une boite à ressources agile permet ainsi au nouvel arrivant de se repérer dans le flot d’informations et de se sentir rassuré et outillé à tous les moments de sa phase d’intégration.

Conseil #3 : Optimiser les moments en présentiel

Si la digitalisation de certaines ressources apporte des avantages indéniables au nouvel arrivant, certains moments clés de la période d’intégration sont plus à même de se vivre en présentiel !

Tester un outil, participer à un atelier, relever un défi sur le terrain, échanger avec ses collègues et son manager sur un sujet précis, produire un livrable en équipe… Tous ces moments clés de la phase d’intégration apporteront énormément de valeur au nouveau collaborateur. Pour n’en garder que l’essence, vous pouvez choisir de proposer des informations théoriques via un contenu digital en amont afin de rassurer celui-ci et de lui donner toutes les clés pour être à l’aise le moment venu.

Par exemple, dans le cas d’un défi terrain, partagez en amont avec le collaborateur, les consignes, le contenu du défi, et même le template à remplir s’il y en a un. Cela lui permettra d’anticiper ses questions et de garder le temps alloué à cette tâche pour relever son défi le moment venu.

Un défi terrain est une expérience d’apprentissage sur le terrain guidée par un module digital. Véritable invitation à l’action, le défi terrain va vous permettre d’accompagner pas à pas, à distance et sans effort, la montée en compétence de vos collaborateurs.

Pour donner de la valeur à vos échanges en synchrone, au bureau, misez sur les rituels ! Créer des moments privilégiés où le nouveau collaborateur sera amené à discuter avec ses collègues et son manager lui permettra de rythmer dans le temps son expérience d’intégration. De plus, ces moments deviendront les relais privilégiés pour poser des questions sur toutes les notions qu’il aura assimilées durant ses moments d’apprentissage en asynchrone devant son ordinateur !

Conseil #4 : Personnaliser l’accompagnement

Grâce à un parcours d’intégration agile, vous serez également à même de recueillir de la data et du feedback sur les premiers pas du nouveau collaborateur. En digital ou en présentiel, vous pourrez suivre facilement l’évolution de votre nouvel arrivant et ainsi personnaliser davantage sa montée en compétence.

Par exemple, suivez les performances de votre apprenant sur un module digital métier et programmez ensuite un moment d’échange pour répondre à ses questions et/ou lui apporter des ressources complémentaires. Un bon accompagnement est aussi la clé d’un onboarding réussi.

Si les échanges ne suffisent pas, vous pourrez ainsi organiser un coaching ou développer une relation de mentorat avec un autre collaborateur de l’entreprise afin de rassurer le nouvel arrivant et de palier un manque de connaissance en amont de sa vraie prise de poste.

Structurer un parcours d’intégration mixte en Blended Learning

Pour booster le onboarding de ses nouveaux collaborateurs, il faut donc trouver l’équilibre entre les moments synchrones au bureau et les moments asynchrones en digital. Cet équilibre est plus connu sous le nombre de parcours mixte ou parcours en Blended Learning.

L’objectif du Blended Learning est de former les apprenants de manière ludique et dynamique en s’efforçant de varier le format des activités pédagogiques (module, vidéo, défi, podcast) en jouant sur des temps synchrones et asynchrones.

Vous pouvez dès à présent transformer vos parcours d’intégration en essayent de créer l’expérience d’intégration la plus pertinente grâce à ce concept. Pour pousser encore plus loin le principe de Blended Learning, Teach Up possède une fonctionnalité SPOC (un mini-site immersif) permettant de regrouper toutes les ressources de onboarding destiné à votre nouveau collaborateur, dans un seul et même espace.